Skriftlig feedback till grupp

Det två vanligaste sätten att kommunicera skriftligt på är via intranät eller e-post. Skriftlig feedback kan ges på en anslagstavla eller via utskick till dem som är berörda, även om det är utdöende metoder. Ett nytt sätt att ge feedback är via sms. Undvik att göra det. Eftersom sms är så kortfattade är risken för missförstånd stor. Du kan gott skicka ett sms med budskap som: Kanonbra presentation idag Inger! eller: Fantastisk hantering av patienten på 3:an idag! Men där bör du definitivt dra gränsen.

Exempel på feedback via e-post;

Anders arbetar med en grupp på åtta personer. De är spridda på tre orter i Sverige. Anders reser runt mycket, men ibland måste han kommunicera med gruppen via e-post. Anders har just fått reda på att gruppen inte uppnått sitt halvårsmål. Först  blir Anders irriterad och frustrerad, det är ju hans huvud som ryker om de inte når årsmålet! Sen bestämmer han sig för att skriva till alla:

Till: Järngänget
Kopia: -
Ämne: Måluppfyllelse

Hej allihopa!

Jag hoppas att ni har bättre väder än vad jag har! Här blåser det och regnar småspik sen en vecka. Apråpå blåst. Vi har inte nått halvårsbudgeten och måste nu ta i ordentligt. Vi ligger efter med ungefär en halv miljon så det betyder att i höst måste all dra in en dryg hundring extra. Ni borde ha varnat mig om ni har några problem men nu är vi ju där vi är och det gäller att ta tag i detta snarast. Förväntar mig en rapport från var och en av er på torsdag.

Trevlig helg!

Nöjd med att ha varit tuff och tydlig går Anders iväg för att ta trefikat. När han sitter och pratar med en kollega ringer det på mobilen.

Det är Kinga som verkar helt rabiat:

Kinga: Vad menar du med att skriva så där? Har du ingen koll? Jag har legat över budget hela tiden, det är alla de andra som är sådana sopsäckar! Du är den mest otacksamma chef jag har haft och jag kräver att du ber om ursäkt inför hela gruppen annars säger jag upp mig!

Hur kunde det gå så här?

Regel nummer ett i skriftlig feedback till grupp: Du kan gärna ge positiv feedback till gruppen som t.ex att de jobbat mycket bra den här veckan eller liknande. När det gäller situationer som i exemplet ovan är det olämpligt att kommunicera mailledes eftersom missförstånd och feltolkningar så lätt uppstår i skriftlig kommunikation.

Mitt råd är enkelt. Ge enbart positiv feedback till en grupp mailledes! I Anders fall hade han kunnat skriva att han vill ha ett telefonmöte med gruppen veckan efter och där kunde han tagit upp situationen med budgeten.

Till: Järngänget
Kopia: -
Ämne: Förlängt telefonmöte nästa vecka

Hej allihopa!

Jag hoppas att ni har bättre väder än vad jag har! Här blåser det och regnar småspik sen en vecka. Jag skriver för att vi behöver förlänga nästa veckas telefonmöte. Vi behöver förlänga mötet med 30 minuter så jag hoppas ni kan skruva i era kalendrar. Fokus på nästa veckas möte är hur vi ligger till mot halvårsresultatet. Det innebär att ni tar med era senaste rapporter. Om ni har några frågor till mig innan är ni välkomna att ringa. Jag finns tillgänglig nästan hela måndagen. Till dess vill jag önska er alla en trevlig helg!

Anders

Skriftlig feedback till individ

Ramona har just fått e-post från Krister. I den bifogade filen ligger ett förslag om hur verksamheten skulle kunna effektivisera sina handläggningstider. Hon skriver till Krister: Hej Krister! Tack för ditt förslag, det var snabbt jobbat! Din rapport är konkret och tydlig med bra exempel. Du skulle vinna ytterligare på ifall du kan komplettera med en bild till exempel tre och sju. Det gör det lite lättare för dina läsare. Jag föreslår att vi ses en halvtimme och går igenom din rapport. När passar det dig? Återigen vill jag säga att det här har du gjort bra, vi kommer att få stor användning för din rapport!

Ramona

Anonym feedback

Oavsett verksamhet (offentlig verksamhet, företag eller organisation) finns det en förkärlek för att systematisera i Sverige. Därför har det blivit populärt att genomföra kundundersökningar
(NKI – nöjd kund index) eller undersökningar om hur medarbetarna trivs som NMI. Kom ihåg att undersökningen och resultatet bara är halva vägen. Sedan behöver du arbeta med att göra något åt undersökningens resultat. Många är så nöjda med att ha gjort undersökningen att de inte orkar förvalta resultatet. När det genomförs undersökningar på din arbetsplats är det viktigt att planera för att resultatet kan leda till att du behöver sätta in åtgärder. Det är när resultatet kommer som det stora arbetet börjar!

Regler för god feedback

1) Fråga!

För att verkligen nå fram med din feedback som syftar till att förändra eller förbättra något kan du istället för att påstå eller hävda något ställa frågor. När du frågar får mottagaren chansen att mentalt förbereda sig, till att verkligen försöka lyssna och försöka förstå feedbacken. När du ställt frågan får personen en chans att visa sitt skäl utan att behöva gå till försvar eller motattack. Det vi vill med feedback är att nå en förändring, förbättring eller att förstärka något som gjorts bra. Genom att fråga för att förstå bakomliggande orsaker eller skäl kan vi komma vidare i vår dialog och på så vis kan vi snabbare nå en lösning.

Fortsättning på nästa sida: >>>

Klicka på högerpilen för  mer Feedback         > > > >